Adresář neziskovek Informace o zpracování osobních údajů 6. 12. 2022

Datum účinnosti: 25. května 2018

Spolku Koalice nevládek Pardubicka z.s., IČ: 266 79 485 se sídlem Komenského 432, 530 03  Pardubice, zapsaném ve spolkovém rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové pod sp. zn. L 5440 (dále jen „správce“, „spolek“ nebo „my“), záleží na ochraně Vašich osobních údajů, proto si prosím přečtěte, jak spolek zpracovává Vaše osobní údaje a jak s nimi nakládá.

Vaše osobní údaje zpracováváme v případě, že jste naším dobrovolníkem, donátorem, partnerem, uchazečem o zaměstnání, členskou organizací nebo přijímající organizací. 

JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?

V případě, že jste dobrovolníkem, který má zájem vykonávat činnost pro náš spolek nebo spřátelené organizace, a vyplnili jste registrační kartu dobrovolníka, pak zpracováváme veškeré Vaše údaje uvedené na této kartě, např. Vaše jméno, příjmení, adresu, Vaše oblasti zájmu o dobrovolnickou činnost a další.

Pokud jste naším donátorem, obchodním či jiným partnerem, zpracováváme zejména identifikační osobní údaje, jako je jméno, příjmení a kontaktní údaje, jako je e-mailová adresa a telefonní číslo. Může se jednat o osobní údaje přímo Vás, pokud jste fyzická osoba podnikající, nebo zástupců či kontaktních osob Vaší společnosti.

Pokud jste uchazečem o zaměstnání v našem spolku, zpracováváme osobní údaje, které jste nám poskytl v průběhu přijímacího řízení nebo prostřednictvím zaslaného životopisu.

Pokud jste členskou nebo přijímající organizací, zpracováváme identifikační údaje organizace, jako je název, IČ, adresa sídla nebo kanceláře, kontaktní telefon a e-mail. Dále zpracováváme osobní údaje zaměstnance(ů) organizace, se kterým(i) komunikujeme, jako je jméno, příjmení, telefon a e-mail.

PROČ ZPRACOVÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE?

Vaše osobní údaje zpracováváme z několika důvodů, které Vám níže popíšeme. Každý z uvedených důvodů však musí být podložen ještě právním základem zpracování, aby bylo zpracování osobních údajů spolku zákonné a v souladu s příslušnými právními předpisy.

Mezi důvody, nebo také účely, za jakými osobní údaje zpracováváme, patří zejména následující:

• abychom Vám mohli poskytnout služby, které si u nás sjednáte, případně si je ústně domluvíme,
• pokud jste naším donátorem nebo jiným partnerem, abychom Vás mohli kontaktovat a efektivně s Vámi komunikovat ve věci naší spolupráce,
• abychom Vás mohli kontaktovat v případě volné pozice, o kterou byste mohl mít jako uchazeč o zaměstnání dle našeho názoru zájem,
• abychom s Vámi, jako úspěšným uchazečem, mohli uzavřít pracovní smlouvu,
• abychom mohli podniknout příslušné právní kroky za účelem ochrany našich práv,
• abychom Vám mohli zaslat aktuální nabídku dobrovolnické činnosti, pokud jste u nás registrovaným dobrovolníkem,
• abychom mohli vést databázi neziskových organizací na našich webových stránkách www.nevladky.cz .

Abychom mohli zpracovávat osobní údaje pro výše uvedené účely, uzavřeli jsme s Vámi písemnou nebo ústní smlouvu, nebo provádíme jednání před uzavřením smlouvy na Vaši žádost, případně jsme získali Váš souhlas se zpracováním osobních údajů nebo jde o:

• oprávněnou ochranu práv spolku,
• určení, výkon nebo obhajobu právních nároků spolku,
• zajištění činnosti spolku.

MUSÍTE NÁM OSOBNÍ ÚDAJE POSKYTNOUT?

Údaje nám poskytnout nemusíte, pokud však chcete využívat naše služby, pracovat u nás, či s námi spolupracovat, Vaše osobní údaje potřebujeme, abychom s Vámi mohli uzavřít smlouvu. Bez smlouvy to bohužel často nepůjde.

Občas zpracováváme osobní údaje pro účely, pro které není nezbytné nám tyto údaje poskytnout, pak vyžadujeme Váš souhlas se zpracováním osobních údajů, jak je uvedeno níže.

MUSÍTE NÁM VŽDY DÁVAT SOUHLAS KE ZPRACOVÁNÍ SVÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

V některých případech potřebujeme ke zpracování Vašich osobních údajů Váš souhlas se zpracováním osobních údajů. Ne vždy je však zpracování na souhlasu založeno, a proto budeme Váš souhlas vyžadovat pouze tam, kde to bude nezbytné pro to, abychom mohli Vaše osobní údaje zpracovávat. Jedná se například o kontaktování uchazečů o zaměstnání s nabídkou práce ve spolku nebo zasílání novinek a zajímavých informací, případně souhlas s pořízením a zveřejněním Vaší fotografie. Souhlas můžete kdykoliv bezplatně odvolat na kontaktech uvedených v tomto prohlášení. Zákonnost zpracování osobních údajů před takovým odvoláním však nebude dotčena.

JAK DLOUHO BUDEME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE UCHOVÁVAT?

V případě, že s námi podepisujete nějakou smlouvu, objednáváte si u nás služby, je třeba uchovávat Vaše osobní údaje nejen po dobu trvání této smlouvy, ale i po skončení smlouvy. Je tomu tak např. z důvodu odstoupení od smlouvy, reklamace, uplatňování náhrady škody, proto Vaše osobní údaje uchováváme po dobu 10 let od uzavření smlouvy. Nemůžeme tedy Vaše osobní údaje smazat hned po skončení konkrétní smlouvy.

Podle příslušných právních předpisů jsme také povinni uchovávat např. daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo, a to včetně Vašich osobních údajů na nich uvedených.

Osobní údaje uchováváme vždy po dobu nezbytnou a přiměřenou k danému účelu, tj. důvodu, proč Vaše osobní údaje zpracováváme. Doba uchování je určena zejména pomocí následující logiky:

• po dobu trvání smluvního závazku s Vámi,
• po dobu nezbytnou k ochraně práv spolku,
• po dobu trvání oprávněných zájmů spolku, pokud je taková doba přiměřená danému účelu zpracování,
• po dobu určenou právními předpisy,
• po dobu trvání souhlasu,
• po dobu nezbytnou k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků.

PŘEDÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE NĚJAKÝM DALŠÍM OSOBÁM?

K osobním údajům mají ve spolku přístup pouze pověření zaměstnanci. K zajištění chodu našeho spolku dále předáváme Vaše fakturační údaje externí účetní. Také můžeme předávat Vaše osobní údaje příslušným orgánům státní správy nebo veřejné moci, může se jednat například o Policii České republiky, Českou správu sociálního zabezpečení, krajské úřady a další. Dále můžeme předávat osobní údaje našim právním zástupcům a dalším osobám za účelem ochrany našich práv. Všichni tito příjemci Vašich osobních údajů jsou povinni chránit Vaše osobní údaje stejným způsobem jako my, tedy v souladu s platnými právními předpisy. Pokud tito příjemci zpracovávají osobní údaje jako zpracovatelé, máme s nimi uzavřené příslušné smlouvy.

MÁTE NĚJAKÁ PRÁVA V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Samozřejmě, náleží Vám veškerá práva, jež Vám přiznávají právní předpisy. Máte možnost nás požádat, abychom Vám sdělili, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme a k těmto údajům Vám může být umožněn i přístup, tedy poskytnuta kopie zpracovávaných osobních údajů. Můžete po nás požadovat také opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů. Rovněž nás můžete požádat o výmaz Vašich osobních údajů, za určitých podmínek jsme povinni pak tyto osobní údaje vymazat, ne však vždy, v některých případech si můžeme osobní údaje dále ponechat. Také máte za určitých podmínek právo požadovat omezení zpracování, např. pokud popíráte přesnost osobních údajů a my jejich přesnost ověřujeme. Pokud byste chtěl změnit poskytovatele služeb, případně předat osobní údaje dalšímu správci osobních údajů, máte za určitých podmínek právo na to, abychom Vám je poskytli ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. V případě, že máte podezření, že při zpracování Vašich osobních údajů porušujeme zákon, či jiné platné právní předpisy, máte možnost podat stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů. Také máte právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, to však ve spolku neprovádíme, proto Vás pouze o tomto právu informujeme.

Kromě výše uvedených práv máte ještě právo vznést námitku proti zpracování týkající se Vaší konkrétní situace, například, pokud zpracováváme Vaše osobní údaje pro naše oprávněné zájmy.

Náš spolek dbá na Vaše práva týkající se zpracování osobních údajů, proto Vám níže pro přehlednost přikládáme ještě tabulku, která zobrazuje, kdy máte na dané právo nárok a poskytuje Vám bližší informace.

KDE SE DOZVÍM O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A MÝCH PRÁVECH VÍCE INFORMACÍ?

Aktuální informace o zpracování Vašich osobních údajů se dozvíte vždy prostřednictvím tohoto prohlášení. Sledujte proto datum účinnosti prohlášení na začátku textu.

Pokud by pro Vás výše uvedené nebylo dostačující a měli byste další otázky týkající se ochrany Vašich osobních údajů, spolek Vám je rád zodpoví. Kontaktovat nás můžete na výše uvedené adrese nebo prostřednictvím e-mailové adresy kancelar@konep.cz.